Prima di proseguire con la lettura di questo articolo dobbiamo essere d’accordo su chi è, che ruolo ha e quali sono le mansioni che svolge il responsabile all’interno dell’agenzia immobiliare.

Nelle mie agenzie il responsabile (o team leader) è un agente immobiliare che ha una certa esperienza, di cui mi fido, che ha i miei stessi valori e che si è meritato sul campo il ruolo di responsabile. Ovviamente avendo più agenzie, delle quali una molto importante come numero di agenti, ho diverse persone che ricoprono questa mansione. A queste figure delego la gestione di tante cose, dalla formazione quotidiana degli agenti, agli affiancamenti sul campo.

(Più avanti nell’articolo capirai perché riesco a delegare anche cose delicate come la formazione e la gestione degli affiancamenti, ma torniamo a noi…)

Il responsabile (o team leader) è una figura fondamentale perché, se vuoi diventare imprenditore a tutti gli effetti, è quella figura intermedia che si sostituisce a te nell’operatività quotidiana e nella gestione del personale ed è normale, che finché non avrai dei responsabili in grado di fare in modo funzionale il loro lavoro, il responsabile della tua agenzia sei tu.

Se oggi sei nella fase in cui gestisci il tuo personale e lo formi in prima persona sei tu il vero responsabile della tua agenzia. Infatti hai un doppio ruolo, quello del titolare/imprenditore e quello di responsabile.

Il consiglio che ti do, se in questo momento hai il doppio ruolo, è quello di formare al più presto uno o due “bracci destri” e delegare loro una parte del lavoro, questo ti permette di liberare del tempo, di staccarti dall’operatività quotidiana e di iniziare il vero lavoro di imprenditore, cioè quello di far crescere la tua agenzia e fornirgli valore aggiunto:

  • Attraverso la creazione di metodi (ogni fase di lavoro all’interno dell’agenzia deve avere il suo metodo. Infatti devi avere un metodo per acquisire clienti, un metodo di vendita che deve essere seguito, un metodo per fare formazione … in sostanza per ogni attività in agenzia ci deve essere un modo di fare le cose).
  • Implementando strategie di marketing (per cercare nuovi clienti, per mantenere i vecchi, per differenziarti e per reclutare nuovi agenti).
  • Dando una stabilità economica (quindi facendo in modo che il conto corrente della tua agenzia sia sempre in positivo e pieno di soldini).

Finché non hai delegato tutto, all’inizio del tuo percorso di trasformazione da agente immobiliare ad imprenditore dovrai anche:

  • Fare selezione (e farla in modo costante).
  • Gestire il personale (in modo da avere persone motivate e che non ciondolano in ufficio).
  • Fare formazione (questo aspetto è fondamentale perché ti aiuta quantomeno a velocizzare il processo di delega).

Di molte cose che ti ho scritto qui sopra ne parlo in modo approfondito con i miei studenti privati e faccio una lezione di una giornata per ogni singolo tema… quindi non è il caso di dilungarmi in questo articolo.

Ma intanto che individui e formi il tuo braccio destro il vero team leader sei tu.

L’errore che tanti titolari commettono è quello di non capire che hanno un doppio ruolo.

Pensano che il loro ruolo sia quello di fare l’agente immobiliare che ha un’agenzia con un pò di persone dentro… non è esattamente così! Tu hai diversi ruoli in azienda, se vendi ed acquisisci sei Agente, sei formatore, sei selezionatore, sei team/leader, sei amministrativo e sei imprenditore.

In teoria, se fai l’agente e sei tu il team leader, dovresti avere una retribuzione come agente ed una come responsabile e siccome sei anche imprenditore una dagli utili come socio/titolare. Questo perché se qualcunaltro occupa quel ruolo che stai facendo tu adesso, ad esempio un team leader, questo dovrà avere la sua retribuzione e tu dovrai guadagnare come imprenditore dagli utili aziendali.

Al contrario molti titolari guadagnano sulle vendite che fanno pensando che quello sia l’utile.

Fatti sempre questa domanda: se ci fosse un altro al mio posto, uno che fa selezione, che gestisce e forma gli agenti e che vende, una volta pagato restano dei soldi a me come imprenditore/titolare?

Se la risposta è no, hai un grosso problema e devi iscriverti, ed in fretta anche, ad uno dei mie corsi.

Ma una soluzione eccezionale a questo problema è quella dell’organigramma.

Hai un organigramma nella tua agenzia? E questo è funzionale alla costruzione di un’azienda ed alla crescita?

Continuando nella lettura dell’articolo avrai la possibilità di scaricare gratuitamente una bozza di organigramma funzionale alla creazione di un’agenzia da un milione di euro.

Quindi, adesso che siamo d’accordo su chi è un team leader e sul fatto che occorre una distinzione netta tra i due ruoli (team leader e imprenditore in primis) e che per farlo l’organigramma è uno strumento importantissimo entriamo nel merito…

…ah … scarica qui una bozza di organigramma: Come creare un organigramma per le agenzie immobiliari (271 download)

Di cosa si occupa il responsabile/team leader

L’organigramma aziendale serve non solo per dare definizione e distinzione ai ruoli in azienda, ma è anche uno strumento semplice ma potente per definire chi fa cosa.

Il tuo ruolo come imprenditore dovrebbe essere quello di interfacciarti con i team leader, i quali a loro volta hanno i loro agenti da gestire.

Oltre a questo puoi anche assegnare dei compiti specifici in azienda in base alle attitudini personali dei tuoi team leader. Potrebbe esserci infatti l’addetto all’immagine, l’addetto social, l’addetto alla formazione… e creare dei sotto ruoli. 

Questo serve ad attribuire loro responsabilità ed a coinvolgerli in un progetto ed in più ti aiuta a definire ulteriormente i compiti e le mansioni di chi lavora all’interno della tua azienda.

Se dobbiamo però tagliarla grossa un responsabile ha sostanzialmente 2 mansioni:

la prima è vendere.

È importante che il team leader mantenga sempre una sua produzione personale alta perché deve essere d’esempio agli altri. Quante volte mi hai sentito dire che l’esempio è fondamentale? Io ci ho costruito tutto sull’esempio.

Se io non avessi costruito un’agenzia milionaria mi daresti ascolto? Probabilmente no. Perché non sarei credibile. Allo stesso modo il team leader, deve essere credibile agli occhi degli agenti che gestisce. Se lui non vende, difficilmente gli agenti che gestisce gli daranno ascolto e lo prenderenno d’esempio.

Un responsabile deve vendere e fare tutte le attività che fanno gli agenti perché non deve mai scollegarsi dalla realtà, il team leader è in primis un’agente.

Deve essere d’esempio anche dal punto di vista umano ed etico. Deve essere l’incarnazione dei valori aziendali, per lo stesso motivo di cui sopra, ed è ovvio dire che l’esempio per i tuoi responsabili sei tu.

la seconda è insegnare a vendere.

Vuol dire che deve dedicare una parte del suo tempo alla formazione ed all’affiancamento degli agenti e che quindi deve essere premiato anche per i successi che ottiene con il suo gruppo.

Seguendo questi principi io ho deciso di retribuire i responsabili delle mie aziende in base alla loro produzione personale in primo luogo ed in secondo luogo in base ad i risultati che produce il suo team.

Sta a te trovare l’equilibrio tra queste due retribuzioni in base al percorso di crescita che hai strutturato, in base alla tua realtà ed in base ai valori che guidano la tua azienda.

Trovare l’equilibrio vuol dire che se lo paghi tanto in base a quello che produce il team tenderà a sedersi, ad essere meno operativo e a campare alle spalle del team, quindi non sarà più un esempio e tenderà ad impoltronirsi. In questo caso sarà effetto e avrai decretato la sua fine.

Non devi pagare tanto il tuo responsabile per i risultati del suo team, ma nemmeno poco. Se lo paghi poco gli passa la voglia di dedicare tempo ed energie alla formazione ed alla gestione del proprio team. Come ti dicevo ci vuole un certo equilibrio.

Non chiedermi quali sono le mie percentuali perché non è detto che vadano bene per la tua realtà e  perché il piano provvigionale deve essere figlio del piano di crescita e dei valori della tua azienda, ed i valori della tua agenzia al 99% sono diversi dai miei. Quindi non c’è una ricetta o il numero magico.

Quello che voglio trasmetterti è il concetto che la retribuzione del responsabile deve essere equilibrata tra quello che lui produce e quello che produce il suo team.

Ho visto tante volte le agenzie pagare i team leader solo in base alla produzione dell’agenzia e tante volte questi responsabili si sedevano diventando un pessimo esempio e staccandosi dalla pratica quotidiana.

Altre volte ho visto agenzie pagare il responsabile solo in base al fatturato personale, come se la parte di insegnamento e affiancamento fosse gratis, ma anche questo non va bene. Se uno è responsabile è anche ambizioso quindi vuole essere premiato anche per i risultati che fa ottenere agli altri.

Il rischio più grande che corri: lo spin-off

Un grande rischio che si ha nell’avere un responsabile che ti “sostituisce” nell’operatività è quello che ad un certo punto gli venga il pensiero di aprirsi la sua agenzia facendo uno spin-off.

Non ti nascondo che questo è un rischio reale che esiste, ma non deve nemmeno essere la scusa per rimanere dove sei e non crescere e strutturare la tua agenzia.

Devi dare la possibilità alle persone attraverso un piano di crescita di poter salire di grado, ambire al ruolo di team leader e fare carriera, ma poi non deve finire. Potenzialmente la crescita può essere infinita.

Gli agenti migliori si aprono le loro agenzie perché sentono che dove sono hanno ottenuto il massimo e per crescere cercano un’altra strada. La crescita è inevitabile in una persona sana, determinata ed ambiziosa, tienine conto nel tuo progetto.

come creare un percorso di crescita?

La risposta alla tua domanda è un intero corso che tengo ai miei studenti privati quindi non posso che darti alcuni consigli.

Il primo consiglio per predisporre un piano di crescita per i tuoi agenti, per esempio, è stabilire che:
All’inizio fai solo acquisizione ed inizi a fare appuntamenti solo dopo che hai preso x incarichi in esclusiva nell’arco di y settimane. Questo stimolerà il tuo agente ad imparare a portare a casa incarichi nel più breve tempo possibile e metterà te in condizione di insegnargli le cose poco alla volta.

Il secondo consiglio è impostare sin dall’inizio col tuo agente il codice dei valori dell’agenzia ed essere ferrei nel rispetto dei valori scelti. Per quanto tu possa fare delle regole all’interno del tuo ufficio, ciò che sta sopra e che quindi conta di più sono i principi e i valori. Quindi avendo chiarito bene regole e principi i tuoi agenti faticheranno meno a seguire le regole che appunto sono un derivato di quanto sopra.

Il terzo consiglio è abituare i tuoi agenti ad andare a casa la sera solo se hanno raggiunto l’obiettivo giornaliero che dovrà essere calibrato bene in funzione dell’esperienza e delle capacità. Abituare gli agenti a fare pausa o ad andare a casa solo ad obiettivo raggiunto ti consentirà di evitare il bruttissimo vizio di alcuni del cazzeggio in ufficio.

Ecco nel tuo piano di crescita tieni presente questi tre elementi e ricorda che è meglio un piano mediocre piuttosto che nessun piano.

Non è facile superare il problema degli spin-off, il modo migliore per superare questo rischio riducendolo al minimo è racchiuso in 2 parole: accordi e valori ed il piano di crescita deve contenere entrambi. È tutto una questione di accordi, di qualità di accordi e dei valori che stanno alla base di questi accordi.

Sembra semplice? In realtà non lo è. È una delle problematiche principali di noi titolari, io ci ho messo un po’ a superarla.

Come ho fatto?

Come ti dicevo un articolo non basta per spiegarlo, ci ho messo anni ed ho racchiuso la mia esperienza in un corso di un’intera giornata che tengo ai miei studenti privati… 

Buon Lavoro

Stefano Mulas


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video 1: Le 10 domande che devi fare ad un colloquio di selezione per capire se il candidato è il profilo ideale da inserire nella tua agenzia immobiliare

video 2: Le 3 cose che puoi fare subito per limitare il turnover all’interno della tua agenzia immobiliare trattenendo gli agenti migliori

video 3: Come capire quando è il momento di “salutare” un collaboratore poco produttivo